Strategie interní komunikace¶
Tento dokument popisuje, jak se v Pirátské straně dorozumíváme. Cílem Pirátů je uspět ve volbách a prosadit svůj politický program. Vnitřní rozpory a flamewars, které často vznikají jako komunikační šumy, lze podstatně omezit a soustředit se na věcná řešení. Díky této strategii bude pro každého člena a příznivce jednodušší porozumět, o co nám jde a v čem potřebujeme jeho pomoc.
Jádro Pirátské strany tvoří zvolení představitelé, dlouholetí zkušení členové, zastupitelé a lidé na placených pozicích (dále také „vedoucí“). Hlavním principem fungování je, že toto jádro obklopuje podstatně větší počet dobrovolníků, ať už to jsou členové nebo příznivci. Tyto dobrovolníky je z naší strany potřeba aktivně nabírat, zapojovat, mobilizovat a rozvíjet. Naopak oni chtějí být informování, mít možnost dělat něco smysluplného, někam se posunout, neztrácet čas, nenechat si do všeho kecat a podílet se na rozhodování o svěřeném úkolu.
Dnes (prosinec 2016) jsme v situaci, kdy se týmová komunikace přesunula z internetového fóra do skupin na facebooku a na internetovém fóru podstatně poklesl provoz. Přes razantní pokles balastu máme velké rezervy v přehlednosti interní komunikace. Pouze velmi omezeně jsme schopni novému člověku nabídnout sledování toho, co ho zajímá. Naším cílem bude tedy paralelně s volební kampaní do poslanecké sněmovny (do října 2017) zavádět přehledný systém týmové spolupráce, ve kterém lidé řeší věci efektivně v týmu. Dobrý výsledek zavádění této strategie poznáme tak, že se sníží počet incidentů z komunikačních šumů, zvýší se počet zapojených dobrovolníků a zrychlí se jejich zapojení a ve výsledku se i podstatně zlepší volební preference Pirátů.
Principy interní komunikace¶
Piráti si nadále zakládají na otevřenosti a upřímnosti v komunikaci, vnímání a zohlednění zpětné vazby. Abychom obstáli v konkurenci s ostatními politickými stranami, je nově třeba zohlednit následující další principy:
1. Zaostření pozornosti¶
- Dobrovolnicky věnovaný čas je nejdražším statkem, se kterým pracujeme. Nesmíme ho bezcílně plýtvat na věci, které dobrovolníky spíše odpuzují (např. detailní příprava a plánování, bezvýsledná diskuse).
- Danému dobrovolníku či příznivci bychom měli proaktivně tlačit (např. feedem, newsletterem, kalendářem, hromadnými zprávami apod.) pouze takové informace, které jsou pro něj relevantní, resp. umožnit mu např. filtrování dle jeho gusta.
- Každý dobrovolník by měl také vědět, co je aktuální hlavní celostranická kampaň (např. volební kampaň) a jak se na ní má podílet.
- Každý dobrovolník musí mít šanci nahlásit Pirátské straně, o co má zájem, co umí a co ho baví (svůj profil) a nebýt zahlcován.
- Diskusní platforma by měla mít za cíl nějaký konkrétní výstup a neměla by sloužit k exhibici jako na původním fóru.
2. Vánoční stromeček¶
- Osobní vazby jsou uspořádány v podstatě jako sociální síť. Osobní komunikace na schůzích týmu a komunikace jeden na jednoho je základem dobré interní komunikace, nicméně jeden vedoucí může být takto v plnohodnotném kontaktu s maximálně cca 20 dobrovolníky.
- Vedoucí by měl být takový vánoční stromeček obvěšený dobrovolníky.
- Žádný vedoucí se nesmí uzavírat do sebe a spolupracovat jen s jádrem, ale naopak musí každý vedoucí svůj tým otevřít i dobrovolníkům, věnovat jejich zapojení významnou část svého času (i když to v určitém procentu případů bude vniveč) a speciální péči těm nejperspektivnějším.
3. Proaktivní vystupování¶
- Vedoucí musí mít přístup k seznamu dobrovolníků, kteří mají o danou aktivitu zájem, a musí mít snadný způsob je kontaktovat standardními nástroji (sms, e-mail, telefon).
- Při rozdělování by neměl vedoucí jen čekat, kdo se přihlásí, ale i proaktivně adresně oslovovat vhodné vytipované lidi podle jejich profilu (např. na setkáních, telefonicky, na facebooku).
- Součástí proaktivního vystupování také je, že chodíme co nejblíže lidem, aby oni nemuseli chodit za námi (např. spousta lidí je na facebooku).
- Vedoucí by měl udržovat aktuální hlavní cíle a seznam volných úkolů vhodných pro dobrovolníky.
4. Jednoduchý systém¶
- Všem musí být jasné, kdo má co na starosti a má za to zodpovědnost (nemůžou pořád všichni kecat do všeho).
- Na členské nástěnce by existovat jeden rozcestník s informacemi o všech týmech, jejich hlavních úkolech, kontaktech, setkáních a komunikačních platformách (viz zatím zde).
- Podstatné informace pro každého člena by měly být na jednom místě, aby je nemusel hledat. To znamená, že jednotlivé aplikace, které daný konkrétní tým potřebuje (facebook, redmine, spisová služba apod.), by měly být nějak rozumně zaintegrovány na jednu stránku, aspoň rozcestníkem.
- Komunikace nevyžaduje žádnou zvláštní formu, prostě se jen snažíme spolu domluvit pomocí prostředků, které jsou k dané věci nejvhodnější (velmi dobře se osvědčily například videonávody či videozprávy).
5. Samospráva týmů¶
- Nechceme jednotlivým týmům vnucovat, jak se mají organizovat a fungovat. Naopak jim chceme dát šanci najít ten nejefektivnější způsob a zasahovat do toho jen tehdy, pokud nejsou výsledky dobré. Proto jsou v tomto dokumentu pouze doporučení vycházející z dobré praxe, nikoliv nařízení.
Přehled obvyklých postupů¶
1. Informování¶
- Zřízení členské nástěnky, kterou si člen nastaví jako domovskou stránku/aplikace na facebooku
- Rozesílání hromadných zpráv členům týmu (sms, e-mail)
- Provoz aktuálního feedu na nástěnce s možností třídění dle tagu
- Provoz kalendáře s tagy (lze synchronizovat s google kalendářem)
- Přehled týmů a jejich tagů je na jedné hezké stránce
2. Požadavky¶
- Požadavky na týmy se vkládají do podatelny v redmine, zasílají se na týmovou e-mailovou adresu nebo se telefonují vedoucímu či zodpovědnému členovi daného týmu
- Podle způsobu zadání požadavku se na požadavek odpovídá, případné rozpory se řeší pokud možno interně a operativně po telefonu, aby byly minimalizovány komunikační šumy a konflikty byly řešeny věcně
3. Diskuse a konzultace¶
- K diskusi a oboustranné komunikaci slouží u rychlých věcí facebooková skupina, případně e-mailová konference, případně fórum na internetovém fóru (zobrazitelné/upravitelné by mělo být pouze členům daného týmu) – takto fungující nástroje musí být vlastněny stranou nebo na výzvu předány orgánu strany, nejde o soukromé platformy
- Pokud se připravuje konkrétní dokument jako výstup, používá se pro připomínkování např. pad nebo google dokument
- Pokud jde o zásadní výstupy, je třeba je vhodné je od počátku konzultovat s celou členskou základnou na platformách, kde to lidi uvidí, tj. ve společné části internetového fóra a na facebooku
- Týmy by se měly samozřejmě i pravidelně scházet osobně či na mumble, protože osobní komunikace je nenahraditelná (na zasedání týmu by měla být zpětná vazba z fungování týmu, odpracovány potřebné úkoly, rozděleny další úkoly a diskutován plán do dalšího setkání a jeho termín)
3. Rozdělování úkolů¶
- Nejefektivnější je člověku, který má úkol udělat, zavolat a domluvit se s ním na úkolu (včetně reálného a odsouhlaseného termínu), následně mu poslat shrnutí mailem a založit mu k tomu úkol na redmine a dostatečnou dobu před termínem průběžně kontrolovat stav plnění
- Pokud jde o rozsáhlé, celostátně koordinované aktivity (např. výběrové řízení nebo volební kampaň ve všech krajích), používá se ke sledování jedna google tabulka
4. Interní sdílení znalostí¶
- Ke sdílení znalostí, ukládání návodů, strategií a dalších interních dokumentů apod. slouží wiki na redmine
- Ke sdílení zdrojového kódu typicky slouží github
- K ukládání velkého rozsahu binárních či komprimovaných dat (např. video, zvuk, grafika apod.) slouží úložiště, které spravuje technický odbor
- Často používané příkazy můžete doplňovat do Pamatováku
5. Oceňování výsledků¶
Pravidelnou součástí komunikace je také pochválení a ocenění dobrých výsledků.
6. Další aktivity¶
Příklad fungování týmu¶
Každý tým má svoje zvláštní potřeby a podle nich volí odpovídající nástroje. Vedoucí týmu zodpovídá za nastavení takových nástrojů, aby interní komunikace fungovala efektivně a podle potřeb týmu. Ukážeme si to na příkladu právního týmu, která má svou koncepci.
Právní tým (#pravni)
- rozcestník na webu se všemi informacemi na jednom místě
- e-mailová adresa pravni@pirati.cz pro dotazy ostatních týmů
- interní seznam členů týmu s kontakty pro vedoucího na rozesílání sms
- podatelna a seznam úkolů (případů) na redmine
- wiki stránka na redmine (obsahuje koncepci právního týmu)
- repozitář spisové služby na githubu
- skupina na facebooku
Seznam technických systémů¶
| Technický systém | Správce |
|---|---|
| e-maily a internetové fórum | požádejte Martina Kučeru či jiného admina fóra o zřízení skupiny a fóra |
| redmine | požádejte Ondru Profanta či jiného admina redmine o zřízení projektu |
| facebookové skupiny | zřiďte si sami a přidejte ji do seznamu |
| rozestník | požádejte o změnu na webu Ondru Profanta, případně si udělejte fork a pull request |
| zpřístupnění seznamu dobrovolníků | požádejte o přístup personální odbor |
| zřízení repozitáře na githubu | požádejte Ondru Profanta nebo jiného github admina |
| úložiště | kontaktuje technický odbor |