Dlouhodobý úkol #10245
Aktualizováno uživatelem Lukáš Bartoň před více než 5 roky(ů)
1 Krajské schůze
1.1 hledání termínů krajských schůzí na 3 měsíce dopředu, termíny zveřejňovat s minimálně měsíčním předstihem na webu kraje, v zápisech z krajských schůzí a v kalendáři, rezervovat místnost.
1.2 dva týdny před schůzí založit vlákno na fóru, dát předběžný program, vyzvat členy na návrh programu, v tomto vlákně také po schůzi zveřejnit zápis
1.3 týden před schůzí rozeslat pozvánku na schůzi kanálama: SZ, mail, fcb skupina. Před schůzí rozeslat upozorňující smsku
1.4 na schůzi připravit prostory, občerstvení, prezenční listinu
1.5 během schůze vytvářet zápis, kde budou uvedeny nejdůležitější shrnutí
1.6 po schůzi uklidit
2 Účetnictví
2.1 předběžná konzultace možné akce, možného výdaje
2.2 poučení žadatele o pravidlech hospodaření a proplácení (náležitosti dokladů)
2.3 zajištění předběžného souhlasu s budoucím proplacením akce od hospodáře, založení záměru nebo alokace prostředků v již existujícím záměru, předběžná rezervace prostředků v cashflow
2.4 kontrola dokladů pro proplacení, vyžádání platebních údajů
2.5 vytvoření žádosti o proplacení, případně založení nového záměru
2.6 upozornění hospodáře na novou žádost, vyčkání schválení
2.7 dohled nad řádným proplacením ze strany FO
2.8 aktualizace tabulky cashflow
3 členské přihlášky
3.1 přijetí přihlášky, kontrola správnosti vyplnění
3.2 uložení do evidence čekatelů, informování příslušného předsednictva
3.3 vyčkání na schválení členství příslušným předsednictvem, doplnění údajů do přihlášky
3.4 kontaktování žadatele a informování o zaplacení členského příspěvku
3.5 po zaplacení členského příspěvku naskenovat žádost a odeslat na prihlasky@pirati.cz s odkazy na hlasování
3.6 kontrola zpracování přihlášky administrativním odborem, kontrola informování žadatele
4 moderování fóra
4.1 plnění administrativních úkonů při jednání
4.2 plnění úkonů na žádost člena předsednictva
4.3 rozeslání informace o hlasování na žádost předsedajícího
4.4 kontrola nahlášených příspěvků, po konzultaci s členem předsednictva vykonání zásahu (spam, reklama, nezákonný obsah, ...)
4.5 odpovídání na SZ
5 Majetek
5.1 vedení evidence majetku
5.2 kontrola stavu majetku, odepisování vyřazeného či poškozeného majetku
6 Archiv
6.1 vedení archivu účetních dokladů, odeslání papírů na konci roku na centrálu
6.2 archivace smluv, jejich nahrání do registru smluv, odeslání papírů na konci roku na centrálu
7 Pošta
7.1 denně kontrolovat schránku
7.2 vyzvedávat zásilky na poště
7.3 odesílat zásilky za kraj
8 Předsednictvo kraje
8.1 na vyžádání svolat schůzi předsednictva kraje na fóru
8.2 vytvoření zápisu z předsednictva - sledovat a zapisovat úkoly a jejich plnění
8.3 vést přehled o kompetencích členů předsednictva
9 Pracovní doba
9.1 Koordinátor vykonává svou činnost v pracovní době, která odpovídá otevíracím době Pirátského centra, dále má k dispozici 1 variabilní hodinu každý pracovní den. Práce mimo pracovní dobu je dobrovolná a koordinátorovi za ní přísluší náhradní volno.
... další administrativa.