Dlouhodobý úkol #10245
Aktualizováno uživatelem Lukáš Bartoň před více než 5 roky(ů)
1 Krajské schůze 1.1 hledání termínů krajských schůzí na 3 měsíce dopředu, termíny zveřejňovat s minimálně měsíčním předstihem na webu kraje, v zápisech z krajských schůzí a v kalendáři, rezervovat místnost. 1.2 dva týdny před schůzí založit vlákno na fóru, dát předběžný program, vyzvat členy na návrh programu, v tomto vlákně také po schůzi zveřejnit zápis 1.3 týden před schůzí rozeslat pozvánku na schůzi kanálama: SZ, mail, fcb skupina. Před schůzí rozeslat upozorňující smsku 1.4 na schůzi připravit prostory, občerstvení, prezenční listinu 1.5 během schůze vytvářet zápis, kde budou uvedeny nejdůležitější shrnutí 1.6 po schůzi uklidit 2 2. Účetnictví 2.1 předběžná konzultace možné akce, možného výdaje 2.2 poučení žadatele o pravidlech hospodaření a proplácení (náležitosti dokladů) 2.3 zajištění předběžného souhlasu s budoucím proplacením akce od hospodáře, založení záměru nebo alokace prostředků v již existujícím záměru, předběžná rezervace prostředků v cashflow 2.4 kontrola dokladů pro proplacení, vyžádání platebních údajů 2.5 vytvoření žádosti o proplacení, případně založení nového záměru 2.6 upozornění hospodáře na novou žádost, vyčkání schválení 2.7 dohled nad řádným proplacením ze strany FO 2.8 aktualizace tabulky cashflow 3 členské přihlášky 3.1 přijetí přihlášky, kontrola správnosti vyplnění 3.2 uložení do evidence čekatelů, informování příslušného předsednictva 3.3 vyčkání na schválení členství příslušným předsednictvem, doplnění údajů do přihlášky 3.4 kontaktování žadatele a informování o zaplacení členského příspěvku 3.5 po zaplacení členského příspěvku naskenovat žádost a odeslat na prihlasky@pirati.cz s odkazy na hlasování 3.6 kontrola zpracování přihlášky administrativním odborem, kontrola informování žadatele 4 4. moderování fóra 4.1 plnění administrativních úkonů při jednání 4.2 plnění úkonů na žádost člena předsednictva 4.3 rozeslání informace o hlasování na žádost předsedajícího 4.4 kontrola nahlášených příspěvků, po konzultaci s členem předsednictva vykonání zásahu (spam, reklama, nezákonný obsah, ...) 4.5 odpovídání na SZ 5 Majetek 5.1 vedení evidence majetku 5.2 kontrola stavu majetku, odepisování vyřazeného či poškozeného majetku 6 Archiv 6.1 vedení archivu účetních dokladů, odeslání papírů na konci roku na centrálu 6.2 archivace smluv, jejich nahrání do registru smluv, odeslání papírů na konci roku na centrálu 7 Pošta 7.1 denně kontrolovat schránku 7.2 vyzvedávat zásilky na poště 7.3 odesílat zásilky za kraj 8 Předsednictvo kraje 8.1 na vyžádání svolat schůzi předsednictva kraje na fóru 8.2 vytvoření zápisu z předsednictva 9 Pracovní doba 9.1 Koordinátor vykonává svou činnost v pracovní době, která odpovídá otevíracím době Pirátského centra, dále má k dispozici 1 variabilní hodinu každý pracovní den. Práce mimo pracovní dobu je dobrovolná a koordinátorovi za ní přísluší náhradní volno. ... další administrativa.