Dlouhodobý úkol #10245
Aktualizováno uživatelem Lukáš Bartoň před více než 5 roky(ů)
1 Krajské schůze 1.1 hledání termínů krajských schůzí na 3 měsíce dopředu, termíny zveřejňovat s minimálně měsíčním předstihem na webu kraje, v zápisech z krajských schůzí a v kalendáři, rezervovat místnost. 1.2 dva týdny před schůzí založit vlákno na fóru, dát předběžný program, vyzvat členy na návrh programu, v tomto vlákně také po schůzi zveřejnit zápis 1.3 týden před schůzí rozeslat pozvánku na schůzi kanálama: SZ, mail, fcb skupina. Před schůzí rozeslat upozorňující smsku 1.4 na schůzi připravit prostory, občerstvení, prezenční listinu 1.5 během schůze vytvářet zápis, kde budou uvedeny nejdůležitější shrnutí 1.6 po schůzi uklidit 2. Účetnictví 2.1 předběžná konzultace možné akce, možného výdaje 2.2 poučení žadatele o pravidlech hospodaření a proplácení (náležitosti dokladů) 2.3 zajištění předběžného souhlasu s budoucím proplacením akce od hospodáře, založení záměru nebo alokace prostředků v již existujícím záměru, předběžná rezervace prostředků v cashflow 2.4 kontrola dokladů pro proplacení, vyžádání platebních údajů 2.5 vytvoření žádosti o proplacení, případně založení nového záměru 2.6 upozornění hospodáře na novou žádost, vyčkání schválení 2.7 dohled nad řádným proplacením ze strany FO 2.8 aktualizace tabulky cashflow 3 členské přihlášky 3.1 přijetí přihlášky, kontrola správnosti vyplnění 3.2 uložení do evidence čekatelů, informování příslušného předsednictva 3.3 vyčkání na schválení členství příslušným předsednictvem, doplnění údajů do přihlášky 3.4 kontaktování žadatele a informování o zaplacení členského příspěvku 3.5 po zaplacení členského příspěvku naskenovat žádost a odeslat na prihlasky@pirati.cz s odkazy na hlasování 3.6 kontrola zpracování přihlášky administrativním odborem, kontrola informování žadatele 4. Proplácení účtenek, moderování fóra 4.1 plnění administrativních úkonů při jednání 4.2 plnění úkonů na žádost člena předsednictva 4.3 rozeslání informace o hlasování na žádost předsedajícího 4.4 kontrola nahlášených příspěvků, po konzultaci s členem předsednictva vykonání zásahu (spam, reklama, nezákonný obsah, ...) 4.5 odpovídání na SZ 5 Majetek 5.1 vedení evidence majetku 5.2 kontrola stavu majetku, odepisování vyřazeného či poškozeného majetku 6 Archiv 6.1 vedení archivu účetních dokladů, odeslání papírů na konci roku na centrálu 6.2 archivace smluv, jejich nahrání do registru smluv, odeslání papírů na konci roku na centrálu 7 Pošta 7.1 denně kontrolovat schránku 7.2 vyzvedávat zásilky na poště 7.3 odesílat zásilky za kraj 8 Předsednictvo kraje 8.1 na vyžádání svolat schůzi předsednictva kraje na fóru 8.2 vytvoření zápisu z předsednictva 9 Pracovní doba 9.1 Koordinátor vykonává svou činnost v pracovní době, která odpovídá otevíracím době Pirátského centra, dále má k dispozici 1 variabilní hodinu každý pracovní den. Práce mimo pracovní dobu je dobrovolná fóra, pošta a koordinátorovi za ní přísluší náhradní volno. ... další administrativa.