.Pirátská strana » Kancelář strany » administrativní oddělení

Vkládám, jak dopadl první kvartal a jdu si naplánovat druhý:

Většina nehotového je rozdělaná a čeká na jiné (emaily) nebo se i posunula v čase (organizace CF) nebo stále probíhá (OVK prezident)

Tak, je na čase si nějak vyhodnotit 1 čtvrtletí 2023.

Proběhla komplexní personální rekonstrukce, která potřebuje ještě dotáhnout, ale systém plánování a odměňování je nastaven.
Posunul se zásadní úkol udělání pořádku v listinném "archivu strany". Jsme určitě za třetinou.
Dokončili jsme OVK pro prezidenty a sebrali zpětnou vazbu (široce) kterou nyní začínáme vyhodnocovat.
Velkou část sebrala příprava na zasedání CF (činovníci, program, pořad...)
Podařilo se aktualizovat jednací řád pro lepší práci předsedajících.
Je rozjetý odchod z wiki jako registru sdružení.
Proběhla celková revize vyhlášek a pravidel, čímž byl dokončen pořádek v předpisech strany.
Máme před převzetím nového registru smluv.
Byla nasazena El. přihláška (zbývá dotáhnutí pár drobností).
Mnoho spolupráce na úrovni předpisové skupiny, super volebního týmu.
Máme automatická upozornění na vznik členství a vznik RegP.
Máme notifikaci na změnu uživatelského jména (login)
Máme částečný systém k provádění zapomenutí a výmazu dle GDPR.

Z plánovaných cílů se nepodařilo vůbec pohnout s otázkou emailů a emailových aliasů.
V příštím kvartále se to chce soustředit hlavně na dotahování, spíše než rozjíždění dalších projektů.

42 % výsledek nevypadá dobře, ale udělalo se dost.

Priority pro 2023 vypadají po prvním čtvrtletí takto:

El přihlášku máme skoro hotovou, registr sdružení se z wiki podaří odstranit příští čtvrtletí.
Na likvidaci NDA se prakticky nesáhlo.
Soubor všech volebních šablon byl nakopnut, ale nezbývají na něj reálně síly.

Tak, priority vypadaj furt cca stejně jako před čtvrt rokem.

Přihlášku se podařilo posunout a pokusím se ji dotáhnout.
Volební šablony jsem udělali volební šablonu projektového plánu kampaně.

A nyní vyhodnocení druhého čtvrtletí;

Posunul se zásadní úkol udělání pořádku v listinném "archivu strany". Zbývají el. kopie na mraku, asi třetina smluv k dozařazení a převézt smlouvy ze starého registru do nového.

Máme nový funkční registr smluv, doděláváme drobnosti.
Máme vyhodnocenou zpětnou vazbu z OVK, je potřeba ji nějak rozdat.
Je rozjetý odchod z wiki jako registru sdružení a není dotažené.
Na El. přihlášce víme, jak ji chceme dokončit.
Zpracovali jsem vzor kampaňové volební šablony.
Umíme měnit jména, anynomizovat uživatele, mazat spamboty v chobotnici.
Máme outsourcovánu část činnosti na pražskou Kancelář.
Budeme vyvíjet nový ovk systém

Z plánovaných cílů se nepodařilo vůbec pohnout s otázkou emailů a emailových aliasů, ale máme teď systém rozesílání z chobotnice, tak bude možná možno něco zrušit.

50 % výsledek je lepší než minule.

Tak, ještě jednu věc, která se podařilo, je snížení počtu otevřených úkolů:

(na konci je uptick kvůli organizaci zasedání CF.)

Tak je konec třetího období, tak se můžem podívat, jak se dařilo.

• Máme hotovou elektronickou přihlášku (pár funkcí chybí)
• Evidenci sdružení máme vedenou v Chobotnici
• Byla vytvořena, dokončena a předána k použití šablona pro řízení kampaně do EP
• Provedli jsme nějakou práci na zlepšení pravních podkladů a dokumentace k Fundraisingu, ale je tam ještě dost práce
• Hlavní část dokončených úkolů představuje uspořádání Celostátního fórav Praze (kde je třeba dotáhnout zápis a podat to na MV CR)

Bohužel se opět nepodařilo pohnout s Emaily, ale teď už se na nich skutečně pracuje.
Po tom,co jsem prakticky rok pracoval v odboru sám nabíráme nějaké lidi nejen na mou organizaci, ale i na práci v provozu, takže by se mělo dařit cíle dohnat a předehnat.

Backlog otevřených úkolů spíše stabilní, ale blížíme se k tomu, že protneme pod 250 otevřených úkolů, rest pod 200 bez PaRo, takže to vypadá velmi pozitivně.

A jelikož mám teď rok v úřadě, tak bych tu ukázal i vývoj zhruba za to období. Půjde na nulu!

Věci pro účely výroční zprávy předsedy:

Co se v roce 2023 podařilo?

Byla zavedena elektronická přihláška
Byl zaveden nový registr smluv, kam zvládne nahrávat každý
Z velké části byl uspořádán listinný archiv přihlášek, smluv a dalších dokumentů
Registr sdružení (základní údaje a funkčních období) byl převeden z wiki do chobotnice, takže údaje evidujeme jen jednou
Úspěšně jsem zorganizovali 2(3) zasedání CF a nastavily systém, který šlape a uchovává know how
Zvládli jsme předsedání 30 jednání CF
S TO jsme udělali pořádek v emailových aliasech
Proběhla personální rekonstrukce AO, která zásadně snížila náklady odboru a současně zvládáme snižovat počet otevřených úkolů v AO (z 250 na 150)
Otestována interní volební kalkulačka
Byla vytvořena projektová šablona volební kampaně v Redmine
Ve spolupráci s kanceláří a Prahou byl nastaven systém přebírání pošty v Pice, tak aby se neztráceli věci
Digitalizovali jsem podepisování smluvních dodatků s dodavateli - šetříme papír a neztrácíme dokumenty
Aktualizovali jsem JdŘ CF, aby se zjednodušili některé věci pro předsedající i hlasující
Byl udělán pořádek v pravidlech a vyhláškách odborů, takže všechny
Byly aktualizovány vzory NDA pro dobrovolníky i dodavatele
Zaveden nový informační systém nástěnky, aby měl každý vše pro něj podstatné na jednom místě

Co se v roce 2023 nepodařilo?
Nejsou dotažené věci kolem zapomenutí, výmazu a GDPR; chybí jednotný systém označování informací podle citlivosti
Chybí spousta užitečných nástrojů v chobotnici aby se lidi a týmy mohli lépe samospravovat
Přechod na nový systém emailů se neobešel bez zbytečných zmatků
Nepodařilo se dotáhnout vytřízení a uspořádání listinného archivu
Nestihla se odstranit papírová byrokracie s podepisováním NDA pro dobrovolníky (PMS)
Nemáme plánovaný komplet všech volebních šablon pro všechny druhy voleb
Nepodařilo se příliš pohnout s vývojem Piroplácení 2.0

Jaké jsou vaše výzvy pro rok 2024?

Zvládnout registrace do OVK pro evropské a krajské volby
Dotáhnout třízení listinného archivu a převést data ze starého registru smluv do nového
Dotáhnout samosprávu osob a týmů v chobotnici
Vyřešit procesy kolem NDA, GDPR a ochrany informací
Revidovat role a strukturu internetového fóra k větší přehlednosti
Všechno stihnout před koncem mandátu a likvidací AO

Tak, skončil rok.

Mám tedy obrázky:

Otevřené úkoly v roce 2023

Otevřené úkoly za poslední čtvrtletí

Poslední čtvrtletí tedy zejména ve znaku vyřešení backlogu otevřených přihlášek a likvidace starých PaRo.

Tak, a plnění úkolů v posledním čtvrtletí nic moc;

Neustále jsme přetíženi organizací CF; Vysí tam velké množství věcí k emailům a zprávám z chobotnice a dotažení novel předpisů z posledního zasedání CF.

Skončil 1Q Roku 2024;

Podařilo se zavřít stará PaRo. Jinak to držíme stabilní.

Dlouhodobý výkon

Tak, 1 kvartál uzavřen.

Dotaženo nad 50 %, což je fajn.

Proběhlo CF, které je uzavřené, dost legislativních změn bylo vyhlášeno, posunuli jsme se v nějakém čištění emailů.
Spousta úkolů k OVK a EP ještě trvá, odevzdána EP kandidátka.

Úzké hrdlo je v TO/Chobvotnici, kde je zaseknuta spousta věcí.

Tak, je čas provést velmi pozdní uzavření 2Q;

Počet otevřených úkolů se podařilo snížit z cca 150 na cca 140; což není nic moc, ale je to postup.
Vysely tam nějaké členské přihlášky, což je možné vnímat i pozitivně, že nějaké ještě máme.

Přehled za celé období vypadá lépe. Je otázkou, jestli se to podaří stáhnout pod 100 do konce roku.

Z hlediska plnění priorit v tuto chvíli nic moc. Primární zdržení je ve věcech co tam nejsou (moderace, předsedání) a pak tam furt visí emaily a šablony, které se daří posouvat jen obtížně ve zbytkovém čase..

Nicméně nějaké úkoly se v Q2 podařilo splnit;

A na Q2 máme velmi co dělat (úkol co dva dny - to spíše nepůjde.)

Pro úplnost přidávám přehled Hospodaření do 9. měsíce;

Podklad si budu transformovat čistě na rozpočet nového AO.