Metodika práce s Redmine v zastupitelském klubu Pirátů¶

Úvod¶

Jednotlivé činnosti jsou evidovány v systému Redmine. Tento systém umožňuje:

• Přesné zadávání úkolů
• Získání informací o průběhu plnění úkolů
• Vytváření seznamů schůzek, např. i lobbystických kontaktů
• Vytváření plánů a seznamů cílů pro daná období
• Vytváření přehledů o dlouhodobých úkolech pro potřeby vnitřní analýzy
• Dokumentaci toho, kolik tráví lidé času různými činnostmi.

Díky tomu máme přehled, pořádek a možnost kontroly. Jak vnitřní tak vnější. Zvídaví občané také mohou zjistit, co přesně děláme.

Plán¶

Plán (nebo také verze) je základním projektovým seskupením úkolů. Plán vzniká většinou na období půl roku až roku, a má vlastní tématickou. Zastupitelský klub Pirátů připravuje nové plány na základě vlastní diskuze během jednání klubu vždy tehdy, kdy je předchozí plán splněn, nebo uplyne jeho časový termín. Cílem plánu je splnit všechny dané a uvedené úkoly.

Piráti připravili během prvního roku svého působení na magistrátu plán Magistrát bez Megaztrát, který byl splněn za rok. Na druhý rok si stanovili plán Otvírání města.

Organizační struktura¶

Organizační struktura je základním organizačním seskupením úkolů. Rozděluje jednotlivé úkoly z hlediska typu činností a potřeb řízení. Rozděluje jednotlivé úkoly na technickou činnost, politickou práci, mediální činnost a činnost týkající se fungování zastupitelstva. V organizační struktuře jsou na střední úrovni umístěny dlouhodobé úkoly, které slouží pro zastřešování drobných úkolů na nižší úrovni. Sama organizační struktura je brána jako seskupení dlouhodobě platné, byť vyvíjející se, zatímco plány jsou termínovány a odpovídají daným časovým obdobím.

Práce s úkolem¶

Základním blokem v Redmine je úkol. Každý uživatel Redmine má přirazen určitý úkol; každý úkol má své číslo (primární klíč), Název, Frontu, Prioritu a Stav.

Číslo úkolu (id): Jednoznačné číslo úkolu napříč celou instancí redmine (čili v rámci všech projektů). Jedná se o primární klíč úkolu. Podle čísel lze úkoly velmi jednoduše vyhledávat.

Fronta Fronta úkolu odlišuje, zda-li se jedná o schůzku, žádost o informace, nebo jiný typ úkolu. Parametrem Fronty je také možnost vytvořit dlouhodobý úkol.

Popis: Popis slouží k rozepsání zadání úkolů, důležitým milníkům připadně způsobu vyřešení. Je to text, který vidíte, když kliknete na úkol, čili se ho snažte udržovat v přehledném stavu.

Diskuse: K danému úkolu je možné přidávat komentáře. Ty jsou řazeny chronologicky (tj. nové jsou níže). Pomocí komentářů můžete zaznamenávat vývoj práce na daném úkolu, zaznamenávat problémy a informovat ostatní podrobně o tom, co se v daném úkolu děje.

Vykazování času¶

Činnost, která je evidována v Redmine, se vykazuje pomocí záložky "Přidat čas" nebo jiné podobné. Čas není vykazován okamžitě, ale zpětně a nikoliv v reálném množství, ale v množství přibližném. Důvodem je skutečnost, že některé činnosti jsou příliš krátké, jiné jsou příliš dlouhé, a při jednotkách až desítkách činností denně není možné bezpečně určit délku trvání každé jedné činnosti. Uživatelé Redmine nicméně i přesto dbají o to, aby byly vykázané záznamy blízké skutečnosti.

Čas se vykazuje v hodinách, neúplné hodiny se vykazují rovněž v hodinách následujícím způsobem:

1,00 = 60
0,84 = 50
0,75 = 45
0,66 = 40
0,50 = 30
0,33 = 20
0,25 = 15
0,16 = 10

Rodičovské úkoly¶

Jednotlivé úkoly lze seskupit do stromové hierarchie tak, jako složky. Jeden úkol může mít vždy jeden rodičovský úkol (například konkrétnímu úkolu k zasedání zastupitelstva z jednoho dne je přiřazen jako rodičovský úkol Zasedání zastupitelstva).

Krátkodobý nebo dlouhodobý úkol?¶

Krátkodobé úkoly se používají pro úkoly, které vznikají mimořádně, ad hoc a neexistují pro ně úkoly dlouhodobé; dále pro úkoly, pro které by dlouhodobé úkoly nebyly vhodné. Krátkodobé úkoly se používají především pro schůzky a tvorbu specializované dokumenty.

Speciální skupiny úkolů¶

Úkoly pro dobrovolníky¶

Pokud má úkol nastaveno "Zobrazit v nabídce:" na "Ano", tak je zobrazen v Seznamu volných úkolů pro dobrovolníky. Podrobný [návod][dobrovolnici-jak] vysvětluje, jaké úkoly mají být do tohoto seznamu přidávány a proč.

Schůzky¶

Schůzka je speciální druh úkolů (má speciální Frontu), kde je kolonka pro datum setkání a osobu s kterou jsme se setkali. Schůzky se evidují v Redmine každá jedna zvlášť ve svém vlastním úkolu, a to proto, aby existoval přehledný seznam lobbistických kontaktů.

Případná další setkání mohou být vedena v úkolu již uvedené první schůzky.

Příklady hiearchie úkolů¶

Kromě výjimečných případů by u úkolu měly být alespoň desítky, ale lépe stovky hodin. Zřizovány jsou vždy obecné úkoly pro danou akci (byť mohou existovat i výjimky, jako je například zasedání zastupitelstva, nebo jiné, na kterých se zastupitelský klub shodne).

Zastupitelské úterý 2015
└── Porada zastupitelů 2015
Zastupitelské úterý 2016
└── Porada zastupitelů 2016

Jednání zastupitelského klubu
├── Jednání zastupitelského klubu 2014
├── Jednání zastupitelského klubu 2015
└── Jednání zastupitelského klubu 2016

Výbory zastupitelstva
├── Jednání výboru pro majetek a majetkové podíly
├── Jednání výboru pro dopravu a evropské fondy
├── Jednání výboru pro uzemní plán
└── ...

Jednání zastupitelstva
├── Jednání zastupitelstva dne 10. 1. 2020
├── Jednání zastupitelstva dne 12. 2. 2020
├── Jednání zastupitelstva dne 14. 3. 2020
└── ...