Jak uspořádat schůzi¶

Svolání úspěšné schůze není obtížné a s tímto návodem jej zvládne každý.

1. Příprava schůze a jejího programu¶

• Schůzi připravuje předsednictvo nebo jiné vedení daného orgánu.
• Již před schůzí připraví program schůze, přičemž ideální je založit na internetovém fóru téma, do kterého mohou lidé vkládat svoje připomínky k programu a program sestavit pokud možno konsensuální program.
• U každého bodu programu by mělo být i
  • odhad času, který mu lze podle jeho významu věnovat, a
  • jméno člena, který ho uvede,
  • seznam úkolů, ke kterým se můžou přihlásit dobrovolníci. Program schůze by měl být pro členy atraktivní, je dobré, když zahrnuje i neformální aktivity (např. občerstvení, video, práce ve skupinách a venku apod.). Předsednictvo by také mělo určit, kdo bude schůzi předsedat (zpravidla předseda).

2. Volba místa, data a času¶

• datum a čas volte s ohledem na možnosti ostatních členů
• pořádejte schůze pravidelně (např. v Praze se používá poslední čtvrtek v měsíci od 18.00, ve větším kraji může být výhodné dát schůze v sudé měsíce poslední pátek v měsíci od 18.00, v liché měsíce poslední neděli v měsíci od 18.00)
• zájemci o členství a předsednictvo se sejdou o půl hodiny dříve, aby vyřídili formality
• dostupná lokalita (centrum)
• pokud se schůze koná venku, zkontrolujte si počasí (viz např. zde)
• klidný prostor (jednací sál, či salónek)
• dlouhý stůl s předsednictvem v čele ztěžuje produktivní jednání, předsednictvo posaďte doprostřed
• dostupný a stabilní internet nebo projektor výhodou

3. Svolání schůze¶

V informaci o svolání je vhodné uvést místo, datum a čas konání.

Svolání schůze učiňte alespoň 10 dní předem a oznamte následujícími kanály:

• vyhlaste na internetovém fóru jako nové téma, případně zašlete všem členům sdružení soukromou zprávu,
• zveřejněte na facebooku (případně založte událost)
• zašlete také e-mailem členům a příznivcům e-mailem,
• požádejte o zanesení do Pirátského kalendáře v tomto vláknu. .

4. Zahájení schůze¶

• Úvodní scházení lidí je dobrou příležitostí, aby si lidé jen tak popovídali, pozdravili, zjistili, co je nového apod.
• Jakmile se shromáždí dostatečný počet lidí (když už nelze čekat, že by přišel podstatný počet nových lidí), zahájí předsedající schůzi.
• Předsedající na začátku schůze oznámí, proč byla schůze svolána, určí zapisovatele a oznámí návrh programu jednání. Zápis je dobré pořizovat na padu, pokud je k dispozici internet, případně ho promítat projektorem na stěnu.
• Program lze podle připomínek členů upravit a následně schválit konsensem.
  
• Prvním bodem programu by mělo být představení nových zájemců o členství a jiných hostů, aby se nikdo neostýchal zapojit se. Novým členům by měl být ihned přidělen průvodce nováčka.

5. Průběh schůze¶

• Během schůze se probírají jednotlivé body podle schváleného programu. Předsedající dbá decentním, ne příliš invazivním, způsobem o to, aby se lidé vystupující v diskusi neodchylovali od tématu, aby byl dodržen časový limit a aby na sebe diskutující vzájemně neútočili.
• Je vhodné využít toho, že jsou všichni lidé na jednom místě, a v souvislosti s projednávanými věcmi žádat konkrétní členy, aby si na sebe vzali konkrétní úkol. Tím, že se k němu přihlásí veřejně, bude větší pravděpodobnost, že ho splní. Ten, kdo úkol uložil, si také zaznamená uložení úkolu ze schůze na redmine, aby bylo možné ho sledovat.
• Naopak není vhodné na schůzi hlasovat o věcech, na kterých není v krajském sdružení konsensus (například volby předsednictva, sestavování kandidátní listiny apod.). Tyto záležitosti lze provést mnohem efektivněji přes internetové fórum. Nicméně je možné nechat kandidáty nebo obě strany, aby přednesli krátkou řeč.
• Zapisovatel zapisuje závěry z diskusí.

6. Závěry schůze¶

• Na konci schůze je vhodné shrnout její podstatné závěry, které by měly být minimální součástí zápisu, včetně uložených úkolů a přidělených nováčků. Na konci schůze také předsedající připomene termín následující schůze a dalších událostí, které se budou konat do příští schůze nebo v krátkém čase po ní.
• Zápis zapisovatel publikuje v redmine u příslušného úkolu schůze anebo na internetovém fóru. Předsedající nebo jím pověřená osoba založí odpovídající úkoly a přiřadí k nim člověka, který za ně zodpovídá.
• Průvodce nováčka do redmine zanese svého nováčka a informace o něm.
• Případné změny ve složení předsednictva nahlásí zvolená osoba do podatelny administrativního odboru.

Pokud nechcete zapomenout na žádné užitečné tipy a triky, vytiskněte si tento návod a postupujte podle něj.