Psaní zápisů z jednání¶
Příprava na jednání¶
- Cílem jednání je budovat širokou shodu ve skupině a včas rozhodovat věci, které skupina řeší, a to včetně sporných bodů, které mohou jitřit emoce.
- Příprava na jednání probíhá v padu, který rozešle všem účastníkům jednání předsedající, a to dostatečnou dobu předem.
- V padu je program jednání a kostra zápisu (viz níže). U každého bodu uveďte, kdo a co navrhuje a odkaz (na redmine/pad, který se dané věci týká).
- Každý účastník může připsat věci do padu. Do programu prosím nenavrhujte věci, které je lepší řešit individuálně či v menší skupince.
- Předsedající před jednáním zodpovídá za to, že body budou seskupeny tak, jak spolu souvisí (např. pokud předsednictvo probírá více věcí, jdou za sebou podle odborů).
Jednání klubu 14. března 2016 ------ Seznam přítomných: Program jednání: - Kontrola z předchozího jednání (předsedající) - Mediaplán (předsedající) ## Kontrola z předchozího jednání https://redmine.pirati.cz/issues/2590#note-10 ## Mediaplán Vedeno v samostatném padu.
Psaní zápisu¶
- Z jednání zastupitelského klubu, porady pražských zastupitelů a dalších podobných akcí se vede zápis.
- Zapisovatele určí na začátku jednání předsedající.
- Zápis pořizujeme obvykle jen ve stručné podobě jako písemný záznam o tom, na čem jsme se domluvili.
- Pokud se informace zaznamená jinde (v tabulce, jiném padu, redmine apod.), v zápise se tato informace jen poznamená, případně se uvede veřejný odkaz (odkazy na pady dáváme v podobě pouze ke čtení, které mají speciální adresu). Zápis se vede v podobě, aby byl každému i mimo jednání srozumitelný. Konkrétní usnesení se uvádí ideálně u příslušného úkolu s odkazem do redmine (pozor, je třeba použít odkaz s kotvou směřující na konkrétní poznámku, na kterou se odkazuje – viz příklad výše).
- Předsedající na konci každého bodu shrne závěr k danému bodu, který se zapíše do zápisu. Zápis neobsahuje všechny diskusní připomínky, ale účastníci jednání mohou požádat i o zapsání dobrých postřehů či stanovisek.
- V zápise se u každého usnesení uvede, kdo ho navrhl a ze zápisu musí jednoznačně vyplývat, kdo pro něj hlasoval. U každého úkolu je uvedena zodpovědná osoba a termín.
Odsouhlasení zápisu a provedení závěrů z jednání¶
- Se zápisem se účastníci jednání seznamují již během jednání (protože se vede na padu) a uplatňují své připomínky co nejrychleji. Na konci jednání se zápis nahrubo projde, jestli tam něco nechybí.
- Bezprostředně po skončení jednání je úkolem předsedajícího zajistit, aby byl zápis co nejrychleji publikován. Předsedající ověří, že zápis obsahuje podstatné údaje a naopak neobsahuje informace, u kterých je důvod je nezveřejnit. Buď zápis odsouhlasí, nebo požádá zapisovatele o změny v zápise anebo mu rovnou pošle nové znění zápisu. Odsouhlasení zápisu poznamená předsedající na konec zápisu.
- Zapisovatel odsouhlasený zápis zveřejní v redmine pod příslušným úkolem jednání. Obsahuje-li zápis neveřejnou část, uloží tuto část jako soukromou poznámku.
- Zapisovatel zkopíruje závěry z jednání k věcně příslušným úkolům v redmine, pokud se tak nestalo již během jednání.
- Pokud ze zápisu vyplývají úkoly pro některé osoby, zapisovatel neprodleně založí úkoly podle údajů v zápise, případně jim sdělí podrobnosti nutné k tomu, aby o úkolu věděli a mohli ho splnit.
Export na internetové fórum¶
- Zápis můžete psát na padu
- Následně vyexportujete do html (viz obrázek)
- Následně nahrajete html do tohoto konvertoru
- Výsledek publikujete na fóru (viz např. zde)
