Dlouhodobý úkol #8611
uzavřený
Workflow pro dokumenty - spisová služba
0%
Popis
Proces schvalování, archivace a publikování a zasílání oficiálního dokumentu.
Jakým způsobem budeme s rostoucí administrativou obsluhovat datovou schránku ?
Máme nějakou vhodnou spisovou službu, jaké jsou potřeby a nároky na takovou službu ?
Aktualizováno uživatelem Martin Rejman před více než 6 roky(ů)
- Předmět změněn z Workflow pro dokumenty na Workflow pro dokumenty - spisová služba
- Stav změněn z V řešení (diskutuje se) na Čeká se na řešitele
Plánuje se nasazení NextCloud.
To ale asi úplně není spisová služba. Je potřeba zjistit, jestl opravdu potřebujeme něco dalšího, zjistit konkrétní odpovědné lidi, a dát dohromady případné zadání .
Aktualizováno uživatelem Martin Kučera před více než 6 roky(ů)
Jakub Michálek navrhl metodiku https://github.com/pirati-web/intra.pirati.cz/tree/master/_navody/ao/spisovka kterou jsem nicméně zatím neschválil a v této podobě schválit nehodlám, především proto, že úložiště dokumentů na githubu je naprosto v rozporu s aktuální koncepcí správy identit a přístupových práv. Je potřeba mít ta data na našem systému s možností nastavování práv podle našich skupin uživatelů.
Aktualizováno uživatelem Martin Rejman před více než 6 roky(ů)
Metodika od Jakuba Michálka dobře popisuje procesy, které chceme řešit. Toho bychom měli využít při realizace procesu do konkrétní formy IT systému.
Metodika má z mého pohledu následující rizika:
- Využití GITu pro řešení Spisovny (primárně nejde o verzování dokumentů a sledování jejich změn, ale o jejich skladování a následné zpracování).
- Metodika zavádí pojem "soukromé spisovny", tj. místa, kam se ukládají neveřejné dokumenty - to povede k zhoršené funkci Spisovny ve chvíli, kdy neveřejné dokumenty budou obsahovat podstatné informace. Je potřeba umět uložit dokumenty na jednom místě.
- Je třeba řídit oprávnění k dokumentům, a to na základě skupiny uživatelů, případně jednotlivců.
Dále metodika předpokládá hodně "manuálních kroků", což zakládá chybovost procesu a zvyšuje čas potřebný pro administraci. Spisovnu je potřeba integrovat s následujícím systémy (a umožnit kvalitní vyhledávání v dokumentech):
- systém datových schránek - minimálně na úrovni automatického přenosu zpráv z/do Spisovny
- Redmine - např. zakládání úkolů přímo ze Spisovny
- přihlašování do systému pomocí SSO serveru (jednotné identity)
Vzhledem k dobrému popisu aplikace je pravděpodobné, že je možné předat technickou realizaci tohoto úkolu dobrovolníkům koordinovanými TO (je potřeba zajistit kvalitu kódu, bezpečnost, ... ).
Aktualizováno uživatelem Jan Hamal Dvořák před více než 4 roky(ů)
- Stav změněn z Čeká se na řešitele na Odloženo
Aktualizováno uživatelem Jan Hamal Dvořák před více než 4 roky(ů)
- Projekt změněn z 124 na Technický odbor