Projekt

Obecné

Profil

Úkol #4548

uzavřený

záměr asistenta odboru

Přidáno uživatelem Martin Kučera před téměř 8 roky(ů). Aktualizováno před téměř 3 roky(ů).

Stav:
Dokončen
Priorita:
Vysoká
Přiřazeno:
Kategorie:
-
Cílová verze:
-
Začátek:
09.12.2016
Uzavřít do:
31.01.2017
% Hotovo:

0%

Odhadovaná doba:
Spisová značka:
Typ práce:
Organizační struktura:
Ne
Smlouva:

Popis

Zdravím RP.
Vzhledem k tomu, ze:

  • v září prijatou asistentku bude dle mých informaci schopné téměř plně (v rámci jejího polovičního úvazku) vytizit RP a případně občas RV, takže pro AO času moc nezbude
  • navyšování úvazku je, jak mi bylo sděleno, nevhodná cesta a obecně máme dávat přednost vice dílčím uvazkum nez méně fulltimovym
  • po reorganizaci pracovních míst v KS Praha potřebuje AO správce archivu
  • ostatním odborům by pomohla občasná pomoc s administrativou a byrokracii aby měly víc kapacit na vlastni agendu
  • v nadchazejicim roce bude potřeba aby administrativní věci bezely co nejhladceji a proto je vhodné aby operativně fungovala i zastupitelnost

předkládám vám tímto záměr na misto asistenta odborů pro administrativu
https://github.com/pirati-cz/AO-vyberka/blob/master/usneseni.md

Pro dotazy budu k dispozici večer cca od 20. hodiny, případně do te doby na telefonu.


Soubory

vyberko.png (569 KB) vyberko.png Tobias Esner, 05.02.2017 20:30

Související úkoly 1 (0 otevřených1 uzavřený)

související s Republikový výbor - Úkol #4880: záměr administrativní podporyDokončenAlexandr Mansurov08.01.201714.01.2017

Akce

Aktualizováno uživatelem Vojtěch Pikal před téměř 8 roky(ů)

Cituji:

Velkou pozornost je však třeba věnovat tomu, aby nedocházelo k samoúčelnému bujení byrokracie, na což bude dohlížet republikové předsednictvo. Úkolem asistenta pro administrativu bude, aby ostatní pocítili nutnou byrokracii co nejméně nebo o ní nejlépe vůbec nevěděli.

Nějak se ztrácím v tom, jak to teda teď máme s těmi lidmi v administrativě. Prosím o nějaký ucelený výčet osob a činností s odhadem týdenní náročnosti v hodinách.

Díky.

Nějak tam lítají ty částky; Střední roční náklady činí 132 tis. Kč; 190 tis. Kč, která bude hrazena z rozpočtu; Náklady celkem - 173; nemám problém schválit záměr ve výši celkových nákladů a do rozpočtu to dát s rezervou, ale proč mám schvalovat záměr včetně neočekávaných výdajů? Budou ty mít podobu součásti tohoto záměru?

Aktualizováno uživatelem Vojtěch Pikal před téměř 8 roky(ů)

Neuvádět odkaz na současnou položku, když to půjde všechno z budoucí.

Aktualizováno uživatelem Martin Kučera před téměř 8 roky(ů)

Nějak tam lítají ty částky; Střední roční náklady činí 132 tis. Kč; 190 tis. Kč, která bude hrazena z rozpočtu; Náklady celkem - 173; nemám problém schválit záměr ve výši celkových nákladů a do rozpočtu to dát s rezervou, ale proč mám schvalovat záměr včetně neočekávaných výdajů? Budou ty mít podobu součásti tohoto záměru?

Střední roční odměna 132 (9 základ + 2 střední bonus = 11, to krát 12 = 132), maximální 168 (=(9 základ + 5 maximální bonus)*12) plus k tomu 5 tis. telefon = 173. Je tam tedy do 190 tis. rezerva 17 tis. na neočekávané jednorázové výdaje (nevíme co se zvlášť ve sněmovně volebním roce může vyvrbit), které ale samozřejmě budou spadat pod tento záměr, neb příslušná činnost bude spadat do agendy asistenta.

Výčet osob večer až se vrátím z práce.

Aktualizováno uživatelem Ivan Bartoš před téměř 8 roky(ů)

Jen tak, abych nebyl uplnej suchar. Jestli se nepřihlásí a nevyhraje Tobias, tak koupim Martinovi flašku Morgana...:-)

Aktualizováno uživatelem Ivan Bartoš před téměř 8 roky(ů)

To byl vtip..:-)

Aktualizováno uživatelem Tobias Esner před téměř 8 roky(ů)

Ivane, Ty vtipalku :)
Jak sem rikal Martinovi, nevim jestli se prihlasim, dneska podepisuju novej kontrakt... A potom co mi pan Kopriva napsal, ze jsem mu udelal nesmirnou radost, ze odchazim, ze konezne penezovody od piratu vyschly, mam chut se prihlasit. Takze v tuhle chvili opravdu nevim.

Btw, ze vsech stran slysim jak je potreba se me zbavit. Dostavam dotazy, co jsem Tobe a Jakubovi udelal. Od jakuba mam jedinou vytkou, a to, ze se semnou neda komunikovat. Od jinych vim, ze Jakub je vetsi cholerik jak ja....
Nevyznam se v tom.

Aktualizováno uživatelem Jakub Michálek před téměř 8 roky(ů)

K věci.

V záměru se uvádí:

v září prijatou asistentku bude dle mých informaci schopné téměř plně (v rámci jejího polovičního úvazku) vytizit RP a případně občas RV, takže pro AO času moc nezbude

Přesto výkazem Elizabet jsem zjistil, že její vytížení v žádném z posledních 3 měsíců nepřesáhlo 33 hodin měsíčně, ačkoliv dohoda je sjednána na 80 hodin měsíčně, čili je vytížena maximálně z 41 %. Podle toho to vypadá, že má volné kapacity, které by administrativní odbor mohl využít tak, jak bylo uvedeno ve schváleném záměru #3442. Mohu poprosit o vysvětlení?

Aktualizováno uživatelem Vojtěch Pikal před téměř 8 roky(ů)

Jo, no. Taky jsem dnes zjistitl.
Asi musí vysvětlit Elisabeth, jak to vidí se svými hodinovými možnostmi.

Na druhou stranu, asi budu mít radši kvůli zastupitelnosti dva lidi na 0,3 než jednoho na 0,5.

Aktualizováno uživatelem Vojtěch Pikal před téměř 8 roky(ů)

Volal jsem si v této věci před pár dny s Elisabet.
Prý ji můžeme zatížit více, ale potřebuje úkoly méně nárazově.
Něco jsem jí dlouhodobého zadal (přepsání výsledků 2015 do současného systému rozpočtování - pak se z toho ještě asi furt budou dělat výsledky 2016), tak uvidíme.

Nicméně kvůli zastupitelnosti apod. jsem pro to, aby byla administrativní síla navíc. Co se nejhoršího může stát, že je oba nevytížíme na jejich 0,5? To klidně risknu.

Aktualizováno uživatelem Martin Kučera před téměř 8 roky(ů)

Tady je to vysvětlení, po telefonu jsem to už probíral s Vojtou.
Na tu vytíženost jsem soudil z několika skutečností:

  • sama Elizabet ji cca koncem října uvedla jako důvod, proč dosud nedokončila úkol (jediný který jsem jí zatím zadal) zkontrolovat a zaktualizovat termíny pro svolávání voleb oblastních předsednictev. (Tento úkol měl zároveň sloužit jako trénink práce s fórem, s wiki a komunikace s těmi předsednictvy.)
  • zmíněný úkol stále není dokončen, což jsem bral jako signál, že vytíženost trvá
  • i některé činnosti, které by měla vykonávat pro RP, jsou ve skluzu, např. spisovna RP za letošek zeje prázdnotou

Dalšími důvody pro vhodnost dvou částečněúvazkových sil je:

  • zastupitelnost (v případě nemoci, úrazu, nepřítomnosti)
  • snížení rizika, že se sejde víc urgentních věcí najednou, než by byl jeden člověk schopen včas zvládnout (ve volebním roce kde je řada lhůt daných státem je záhodno riziko minimalizovat)

A jestli je nevytížíme na jejich 0,5? Myslím, že je nahromaděná taková spousta restů, které kvůli nedostatku dobrovolníků byly stále odkládány, že minimálně v nejbližším půlroce můžou přebytečné kapacity věnovat na odstraňování těch restů.

Aktualizováno uživatelem Anonymní před téměř 8 roky(ů)

tak vytizenost se snad da zjistit z redmine ne? veskere ukoly se zadavaji pres redmine.

Aktualizováno uživatelem Ivan Bartoš před téměř 8 roky(ů)

Jen tak na začátek, prosím AO, aby zajistila nápravu nebo usměrnila "náhodné kolemjdoucí", aby nám nepořvávali kromě fora ještě po redmine.
Dnes jsem s Martinem mluvil osobně a věc popsal dále do emailu.

viz

Ahoj Martine, včera jsme na RP probírali požadavek AO na výběrové řízení na pomocnou sílu.
https://redmine.pirati.cz/issues/4548

Navazuji na nasty dnešní rozhovor po telefonu.

I když na začátku proběhly jisté dohady v rámci kompetencí a řízení vybrané Elisabety RP/AO, myslíme, že problém je pouze v delegování sady úkolů, které nebyly prostě převedeny.

Využití Elisabety v rámci RP není dle redmine více jak 50 procentní.

Tohle bychom chtěli změnit primárně v součinnosti s AO, než vypisovat výběrko na další sílu.
Pokud nyní vidíš resty a práce, které v tomto nastavení nedáváme, prosím popiš je jako za c)

Mám na tebe dvě (nebo 3) prosby:

a) Můžeš mi prosím potvrdit, že v rámci úvodních dní proběhlo školení.

Např. scan a ukládání smluv, práce s datovkou apod. ve smyslu požadovaných činností v rámci výběrového řízení.

b) Zároveň tě prosím o informaci, jak je momentálně rozdělena činnost v rámci AO alespoň rámcově. V detailech pak které činnosti vykonává „někdo jiný“ a od kterých potřebuješ odlehčit ty.

c) Zde můžeš sepsat ony resty, o kterých jsme mluvili po telefonu. Pokud se jedná o věci, které stejně najatý pracovník dělat nemůže, prosím připiš kterou agendu z těch, co vykonáváš, bys předal, aby se ti uvolnili ruce.

Věřím, že při dobrý komunikaci požadavků v současné chvíli dokážeme pokrýt agendu stávajícími silami. V případě že bychom toto nezvládali, můžeme zvážit výběrové řízení na najmutí další síly. Vzhledem k tomu, jak proběhla výběrová řízení na krajské koordinátory, nepředpokládám, že by výběrové řízení včetně následné předávky agendy, bylo pro Piráty v případě potřeby nepřekonatelnou zátěží.

Dopis kopíruju taktéž do redmine.
Díky za odpověď.
Ivan

Aktualizováno uživatelem Jakub Michálek před téměř 8 roky(ů)

  • Organizační struktura nastaven na Ne
  • Zobrazit v nabídce nastaven na Ne
  • Fronta změněn z Podání na Úkol

Aktualizováno uživatelem Jakub Michálek před téměř 8 roky(ů)

Obdrželi jsme od Elizabet e-mail, ze kterého vyplývá, že během cca 6 měsíců nebude k dispozici. Proto je třeba mít za ni záskok. Prošel jsem zadání výběrka a upravil to, výsledek je zde. Prosím Martina Kučeru o rychlou kontrolu, že jsem nic podstatného nepokazil a o kontrolu Honzu Nováka. Následně o tom bude předsednictvo hlasovat.

Aktualizováno uživatelem Jakub Michálek před téměř 8 roky(ů)

Návrh usnesení republikového předsednictva

Republikové předsednictvo

  1. souhlasí se záměrem najmout celostátní administrativní podporu,
  2. souhlasí s náklady na tento záměr z rozpočtu administrativního odboru do 180 tis. Kč ročně,
  3. ukládá administrativnímu odboru předložit záměr republikovému výboru k projednání bezodkladně po schválení tohoto usnesení, a dále v případě schválení republikovým výborem mu ukládá záměr realizovat.
  4. ukládá administrativnímu odboru zapracovat změny podle bodu 1. do ostatních dokumentů.

Hlasujte prosím komentářem v tomto vlákně.

Aktualizováno uživatelem Martin Šmída před téměř 8 roky(ů)

Budiž.
Jsem pro

Aktualizováno uživatelem Jakub Michálek před téměř 8 roky(ů)

Jsem taky pro

Aktualizováno uživatelem Jakub Michálek před téměř 8 roky(ů)

Hlasuju PRO.

Aktualizováno uživatelem Jakub Michálek před téměř 8 roky(ů)

  • Přiřazeno nastaven na Martin Kučera
  • Stav změněn z Nový na V řešení (diskutuje se)
  • Uzavřít do nastaven na 31.01.2017
  • Projekt změněn z Republikové předsednictvo na administrativní oddělení

Schváleno.

Republikové předsednictvo se usneslo takto:

Republikové předsednictvo

  1. souhlasí se záměrem najmout celostátní administrativní podporu,
  2. souhlasí s náklady na tento záměr z rozpočtu administrativního odboru do 180 tis. Kč ročně,
  3. ukládá administrativnímu odboru předložit záměr republikovému výboru k projednání bezodkladně po schválení tohoto usnesení, a dále v případě schválení republikovým výborem mu ukládá záměr realizovat.
  4. ukládá administrativnímu odboru zapracovat změny podle bodu 1. do ostatních dokumentů.

Aktualizováno uživatelem Jakub Michálek před téměř 8 roky(ů)

Oops, renonc. Hlasoval jsem 2x. Prosím tedy další hlasující. Díky!

Aktualizováno uživatelem Jakub Michálek před téměř 8 roky(ů)

  • Projekt změněn z administrativní oddělení na Republikové předsednictvo

Aktualizováno uživatelem Ivan Bartoš před téměř 8 roky(ů)

Vzhledem k diskusi s AO a lehčí změně našich předpokladů...hlasuji PRO

Aktualizováno uživatelem Vojtěch Pikal před téměř 8 roky(ů)

PRO.

nyní schváleno

Aktualizováno uživatelem Vojtěch Pikal před téměř 8 roky(ů)

  • Projekt změněn z Republikové předsednictvo na administrativní oddělení

Předávám AO k dořešení a případně předložení záměru RV

Aktualizováno uživatelem Martin Kučera před téměř 8 roky(ů)

  • související s Úkol #4880: záměr administrativní podpory přidán

Aktualizováno uživatelem Jakub Michálek před téměř 8 roky(ů)

Pro forma ještě vyhlašuji plné usnesení.

Republikové předsednictvo se usneslo takto:

Republikové předsednictvo

  1. souhlasí se záměrem najmout celostátní administrativní podporu,
  2. souhlasí s náklady na tento záměr z rozpočtu administrativního odboru do 180 tis. Kč ročně,
  3. ukládá administrativnímu odboru předložit záměr republikovému výboru k projednání bezodkladně po schválení tohoto usnesení, a dále v případě schválení republikovým výborem mu ukládá záměr realizovat.
  4. ukládá administrativnímu odboru zapracovat změny podle bodu 1. do ostatních dokumentů.

Aktualizováno uživatelem Vojtěch Pikal před téměř 8 roky(ů)

  • Priorita změněn z Normální na Vysoká

RV schválilo: https://redmine.pirati.cz/issues/4880#note-4

Prosím AO ať řeší.

Aktualizováno uživatelem Martin Kučera před téměř 8 roky(ů)

Výběrové řízení bylo vyhlášeno 19. 1., příjem nabídek do 2. 2.
Postupně dorazily 4 nabídky, na základě časových možností členů komise, geografického rozmístění uchazečů a potřeby neodkládat ústní pohovory bylo rozhodnuto následovně:

  • ústní pohovory se uskuteční 4. 2. v Pardubicích
  • po konzultaci s vedoucím PO bude za PO v komisi místo Báry Hrůzové Mikuláš Peksa
  • schvaluji případné použití osobního automobilu pro dopravu členů komise z místa bydliště do místa pohovorů a zpět

Aktualizováno uživatelem Tobias Esner před téměř 8 roky(ů)

  • Soubor vyberko.png přidán

Ahoj AO,

jelikož jsem na Výběrko do pardubic sloužil jako taxi pro členy komise, žádám tímto o proplacení cestovného:
270km x 2.5kč = 675,-Kč
Trasa: Domov - PiCe (nabrání dokumentu pro vadoucího AO) - Hlavní nádraží Praha (místo vyzvednutí členů komise) - Hlavní nádraží Pardubice (místo konání výběrka) - Hlavní nádraží Praha (místo vysazení členů komise) - Domov

Aktualizováno uživatelem Tobias Esner před téměř 8 roky(ů)

  • Soubor smazán (vyberko.png)

Aktualizováno uživatelem Tobias Esner před téměř 8 roky(ů)

Aktualizováno uživatelem Martin Kučera před téměř 8 roky(ů)

Cestovné schvaluji, založ si žádost o proplacení.

Aktualizováno uživatelem Alice Hamalová před téměř 3 roky(ů)

  • Stav změněn z V řešení (diskutuje se) na Dokončen

Jednalo se o rozpočtový rok 2016 a 2017. Pro vypršení zavírám.

Také k dispozici: Atom PDF