.Pirátská strana » Republikové předsednictvo

Návrh usnesení:

Republikové předsednictvo předkládá republikovému výboru následující usnesení:

Republikový výbor souhlasí se záměrem dodávky služby účetního software (SaaS) na dobu 8 let a s náklady na tento záměr ve výši 1.390.000 Kč + DPH (tj. částka 14.480 Kč/měsíc + DPH), které budou podle dojednané smlouvy splatné ve třech splátkách do konce roku 2018 oproti dodání jednotlivých etap díla.

Zdůvodnění:

Ve vnitrostranických volbách jsem kandidoval s tím, že chci zavést nový účetní systém, aby už nemuseli členové vyplňovat jednu žádost o proplacení 20 minut. Od ledna jsme na tom pracovali s Mirkem Beránkem (díky mu za skvělou práci!), udělali jsme otevřené výběrové řízení a nyní vyjednáváme s dodavatelem finální text smlouvy, kterou chceme podepsat příští týden. Dodavatel chce smlouvu podepsat takto brzo, aby byl schopen naplnit náš požadavek prezentovat funkční systém již v předvolební kampani v komunálních volbách.

Jak asi víte, v průběhu celého loňského roku se FO potýkal s nestabilní situací při zajišťování účetních služeb (nedostatečná komunikace a výpadky dodavatele, vysoká chybovost při zpracování podkladů, nesplnění dohodnutého termínu dodávky nového rozhraní pro zadávání žádostí). Vlastními silami či s pomocí dodavatele jsme se neúspěšně pokusili o vývoj takového software celkem třikrát. Po ukončení podzimní kampaně bylo rozhodnuto o ukončení spolupráce s dosavadním dodavatelem, společností Alvarium s.r.o., a o vypsání nového výběrového řízení.

V rámci VŘ vyhlášeného 2. ledna 2018 jsme ve lhůtě do 31. ledna obdrželi dvě kvalitní nabídky na zajištění účetních služeb. Mirek Beránek, Jakub Michálek, Vojta Pikal a Štěpán Štrébl se zúčastnili několika dodatečných schůzek u obou dodavatelů, termín finálního vyhodnocení nabídek se proto posunul oproti původnímu předpokladu cca o měsíc. Konečně 19. března jsme zejména s ohledem na nižší cenu z pohledu celkových nákladů vlastnictví (TCO) zvolili jako vítěznou nabídku produktu 2k účetnictví společností P&N Holding s.r.o. a SPIEW s.r.o. (druhá zmíněná společnost je z portfolia podnikatelského inkubátoru UP21, většinově vlastněného Karlem Janečkem, viz zápis v rejstříku zde). Firma je startup, založená v roce 2015, má ale už reference, které jsou uvedeny v nabídce a funkční software, viz demo na webu. Protokol z vyhodnocení naleznete zde, vítěznou nabídku v příloze zprávy.

O co se nyní jedná? Ukázalo se, že naše předpoklady při zadání výběrového řízení nedostatečně zohledňovaly potřebu zajistit kvalitní podpůrnou infrastrukturu, zejména provoz serverů, hostingu, vývoj nového SW a nákup souvisejících licencí. Tato částka v zásadě odpovídá částce alokované v dlouhodobém výhledu strany na další 4 roky při extrapolaci na celkovou dobu životnosti služby 8 let (8 let krát 150 tis. Kč = 1,2 mil. Kč). Při dohodnutém osmiletém trvání smlouvy (s možností opce) si dodavatel tyto služby cení na 14.480 Kč bez DPH měsíčně. Částka je splatná ve třech tranších v návaznosti na dodání jednotlivých komponent systému do konce roku 2018, máme tedy jistotu, že se na ceně během období trvání smlouvy negativně nepodepíše inflace. Vzhledem k tomu, že v součtu jde o 1.390.000 Kč bez DPH na dobu 8 let, je třeba odsouhlasit záměr.

Na mimořádném jednání republikového výboru 15. 5. 2018 (mumble) finanční odbor předložit variantu, že záměr bude schválen celostátním fórem. Z jednání vyplynulo, že přítomní členové republikového výboru jsou v pohodě s tím, že záměr schválí jen republikový výbor. Také bylo dohodnuto, že bude předkládáno pouze schválení záměru, přičemž změny rozpočtu provede republikové předsednictvo rozpočtovým opatřením a změna rozpočtového výhledu bude provedena v rámci nového rozpočtu. Orientačně se jedná o následující změny:

V následném hlasování však návrh nebyl přijat, proto se nyní po dalším projednání a zodpovězení otázek předkládá znovu k dalšímu hlasování.

Vedle výše popsané licenční smlouvy (aktuální vyjednávaná verze - v procesu - včetně příloh v příloze) budeme podepisovat i standardní smlouvu o zajištění účetních služeb v ceně 18.500 Kč za měsíc dle vysoutěžené nabídky. Zde není třeba žádných dodatečných kroků a měsíční platby budou kryty ze schváleného rozpočtu FO.

Vyjednávání smlouvy trvalo téměř dva měsíce a nyní jsme konečně dospěli ke konečnému textu, budou provedeny ještě drobné úpravy podle připomínek členů. Podařilo se nám vyjednat opci (možnost po uplynutí doby 8 let trvání smlouvy dále smlouvu prodloužit za obdobných podmínek), což nám pomůže vyhnout se závislosti na jediném dodavateli a možnému tlaku na navýšení ceny plnění v navazující smlouvě. Je zapotřebí, aby republikový výbor projednal věc v referendu během nadcházejících dní, aby dodavatel mohl dodržet námi požadovaný termín spuštění nového otevřeného účetnictví ještě v průběhu horké fáze kampaně před komunálními volbami.

Záměr byl projednán na zasedání republikového výboru v Pardubicích, na mimořádném zasedání 15. 5. 2018 a na zasedání republikového výboru v Jihlavě. Závěrem jednání v Jihlavě jsou následující změny, které budou zahrnuty do uzavírané smlouvy:

1. Revertujeme vyjednávání tak, aby ve smlouvě nebyl limit na počet uživatelů, i když bude zvýšen poplatek za opci
2. Zjistíme, zda bude možné připojení na API Flexibee
3. rp@pirati.cz bude kontaktní e-mail ve smlouvě
4. Ověříme, že v ceně je zahrnuta i platba za Flexibee (či má dodavatel licenci)
5. doplníme do smlouvy SLA standard

Další drobné připomínky může začlenit Jaromír Beránek, pište mu na jeho Pirátský e-mail

K výhradám, které zazněly proti schvalovanému záměru, bych chtěl říci, že v požadovaném standardu služby jsme neobdrželi žádnou nabídku na open source účetní software a kvalifikovanou službu, která by ho dokázala používat a udržovat (legislativní aktualizace), přičemž o žádném takovém ani nevíme. Ostatně i současné Flexibee je komerční proprietární software.

Pokud jde o výhradu, že jde o vendor lock-in / závislost na dodavateli, podle Wikipedie proprietární uzamčení (vendor lock-in), nebo také uzamčení zákazníka, činí zákazníka závislým na produktech a službách konkrétního subjektu tím, že vytváří značné náklady na přechod na produkty a služby jiných subjektů. Toho lze dosáhnout například použitím nestandardizovaných součástí produktu, které jsou chráněny patentem. V tomto případě jsme dojednali možnosti Exit strategy (tj. povinnost dodavatele dodat zdrojová data pro přechod), takže můžeme kdykoliv s daty ve standardním formátu Flexibee přejít na jiný software. Souběžně budou data dostupná v otevřeném formátu.

Software vyvíjený pro nás na zakázku (vnitřní workflow schvalování výdajů, seznamy dárců apod.) samotný je nadstavbou na 2K účetnictví, které je proprietární komerční software, které je zase nadstavbou nad proprietárním komerčním softwarem Flexibee. Open sourcovat předmět vývoje by tak nemělo reálný ekonomický smysl (protože ten je vázán na platformu 2K), přesto jsme o to dodavatele požádali a ten to odmítl, nebylo možné vyjednat opak před vynaložené úsilí. Nicméně bude možná funkcionalita na Linuxu.

TCO (total cost of ownership) je vypočítáno na 8 let, což byla doba fungování předchozího systému na wiki a jde o běžnou dobu životnosti účetních software (5-10 let).

Předložené řešení považujeme za nejlepší možné a výhodně dojednané. Konkrétní text smlouvy je odpovědností republikového předsednictva, v příloze jsou pracovní verze všech návrhů. Pokud každému žadateli a FO ušetří jedna žádost 15 minut, při 2000 žádostech o proplacení ročně a 8 letech TCO ušetří 4000 hodin, což při odměně koordinátorů 150 Kč/hod činí úsporu celkem 600 000 Kč, tedy téměř polovina ceny zakázky se ušetří čistě na pracovním čase pracovníků strany.