Dne 10. 3. za účasti: Honza, Ondra, Jakub.

Školení na spisovou službu¶

Nesprávná praxe ve spisové službě je považována za správní delikt Pokud však instituce dokáže, že postupovala se vemi dobrými úmysly, nejedná se o správní delikt.

Archiváři jsou povinni instruovat návštěvníky archivu k tomu, co mají dělat. Odbor spisové služby národního archivu je místem, kam se obrátit v případě, že pojediný archiv udělá chybu.

Příspěvkové organizace jsou povinny podle zákona vést elektronickou spisovou službu.

Elektronickou variantou úředního razítka je tzv. "elektornická značka",

Elektronická spisová služba má povinnot převádět dokumenty analogové autorizovanou konverzí do elektornické podoby, a to podle § 69a zákona 499/2004.

V evidenci dokumentů má být uvedena: Stručná charakteristika, název jednotky které byl přidělen, způsob vyřízení, den odeslání, počet listů, počet listů příloh ...

Dbá se na to, aby nevznikaly stejné zápisy a zápisy se případně slučují. Jsou-li položky zničeny, vyřazeny nebo nečitelné, uvede se toto do poznámky k existujícímu spisu.

Číslo jednací se sestává se zkratky původce, pořadové číslo kalendářní rok aj.

Každá organizace musí mít v interních pravidlech určeno, kdo má jaká podpisová práva.

Priorace je spojování dokumentů.

V případě ztracení razítka je třeba uvést záznam o ztracení a vyrobení náhrady. Razítko se vyřazuje v okamžiku pozbytí jeho platnosti.

Každý podepsaný úřední dokument musí obsahovat

• datum podpisu dokumentu
• číslo jednací
• název a adresu toho, komu se dokument odesílá
• Věc
• podpis a předtištěné jméno a funkci podepisujícího pracovníka
• jméno pracovníka který vyřizuje agendu
• počet listů dokumentu (u analogových dokumentů)
• počet příloh v digitální podobě.

Základem provozu spisové služby je spisový řád a spisový plán.

Se skartačním řízením je povinnen pomoci archiv.

Aplikace Spisová služba¶

Aplikace se sestává z modulů. Má vlastní rozdělení na spisovny (jednotlivé spisové služby).

Nastavení aplikace umožňuje vytvořit šablonu pro vlastní číslo jednací.

Seznam rolí představuje seznam uživatelských oprávnění. Uživatelská oprávnění dávají přístup k jednotlivým modulům.

Spisová služba eviduje také i komu byl daný dokument předán k vyřízení.

aplikace kešuje neuložené položky...

Pomocí nastavení "Lhůty k vyřízení" při přebírání dokumentů z feedu lze řídit, jak dlouho se mají spisy zpracovávat a dokdy. Jednou zadaná lhůta se ale do budoucna už nedá měnit.

Číslo jednací nelze evidovat, také především proto, že se přidělují automaticky aby vznikla nepřerušitelná řada.

V aplikaci je volba předání dokumentu dál pomocí postupení, což však znamená jeho odevzdání nadřízenému, nebo jinému orgánu, a nikoliv osoby v rámci stejné organizaci. V rámci jedné organizaci se předává pomocí "předání dokumentu". Způsob vyřízení je vzetí na vědomí, uzavření. Postupením se však dopis neuzavře...

ke každému dokumentu software zobrazuje historii změn.

Po úpravě stavu dokumentu (kdy jsou všechna data v dokumentu) se upravují jeho flagy (vyřízení dokumentu), resp. se předává dalším subjektům. Vyřízení i dokument mají svoje atributy. Trackuje se opět historie:

10.3.2015 12:43:25
dokument vytvořen
vytvořil a přiděleno
Vlastimil Juřík

10.3.2015 12:43:35
dokument předán
předáno
Testovací uživatel 2,
ale převzetí bylo zrušeno
poznámka:
test

10.3.2015 12:43:39
dokument označen k vyřízení
vyřizuje Vlastimil Juřík

Postup:

1) Z e-mailu, datové schránky nebo ručně se feedují dokumenty. (E-Podatelna)
2) Tyto dokumenty jsou zařazovány do spisů a jsou jim přiřazovány flagy.
3) Jakmile je toto hotovo, je jim přidáno vyřízení, které má řadu dalších jiných flagů.
4) Následuje předání

Záložka "Spisová služba" zobrazuje práci uživatele se spisy, je to výpis jemu přiřazených dokumentů. Záložka "Spisovna" zobrazuje všechny spisy.

V E-podatelně je k dispozici přehled zpráv, se kterými se dále pracovalo.

Dokumenty se stornují tím, že se do názvů dá prefix STORNO/. Ve "vyřízení" se poté nastaví způsob vyřízení → storno. Stornované dokumenty by měly mít svůj spisový znak (nejlépe S-***)

Pomocí volby sestavy lze exportovat dokumenty, vytvářet tabulky aj.

Pro přidávání dokumentů do spisovny je třeba mít oprávnění (roli). Skartační řízení se provádí pouze ze spisovny, nikoliv ze spisové služby.

Akt skartace lze dokončit jen pouze po vyplnění skartačního dokumentu.

Spisovna sdružuje archivované i nearchivované soubory. Přesun do národního digitálního archivu není, neboť ten neexistuje (zatím).

U skartačních návrzích se vykazuje metráž, což je fyzická výška/délka spisu ve vytištěné podobě při standardní velikosti.